למי זה מתאים?
עסקים שמקבלים סחורה מספקים, מנהלי מחסן, לקוחות קמעוניים שמקבלים ציוד יקר, כל מי שצריך להוכיח מה קיבל.
מה צריך לכלול במסמך
- שם הספק + פרטי הזמנה / מספר חשבונית
- תאריך ושעת קבלה
- פירוט הפריטים שהתקבלו (כמות + תיאור)
- מצב הסחורה (שלמה / פגומה / חסרה)
- הערות על ליקויים (מפורט)
- שם המקבל + חתימה
- שם השליח (אם יש)
איך ממלאים
אפשר למלא אונליין ולהוריד PDF מוכן, או לעבור על המבנה למטה ולכתוב לבד.
- בדוק לפני חתימה: ספור יחידות, בדוק מצב פיזי. לא בכוח - ביסודיות.
- תעד ליקויים: כתב מפורש על האישור: 'פריט X פגום', 'Y יחידות חסרות'. לפני חתימה.
- צלם: תמונות של האריזה, הפגיעות, הפריטים. ראיה חיזוקית.
- שמור עותק: עותק חתום + הסתייגויות אצלך. שלח לספק תוך 24 שעות על כל ליקוי.
טעויות נפוצות
- חתימה ללא בדיקהשליח שממהר לוחץ 'תחתום ותספור אחר כך'. אל תחתום לפני שבדקת כמות ומצב. חתימה = אישור שקיבלת הכל תקין.
- חתימה ללא הערות על ליקויאם פריט פגום - כתוב 'נתקבל פגום' על האישור לפני החתימה. אחרי חתימה ללא הערות - קשה להוכיח שהגיע פגום.
- ללא מספר הזמנה / חשבוניתבלי מספר ייחוס - קשה לקשר את האישור לעסקה ספציפית. ציין מספר הזמנה, מספר חשבונית, או מספר משלוח.
אישור קבלה - כלי הגנה שמשתמשים בו בדיעבד
רוב האישורים נחתמים בלי לחשוב - ומזכירים רק כשיש בעיה. תיעוד נכון בזמן הקבלה חוסך ויכוחים של "זה לא מה שהגיע" שאי אפשר להוכיח.
ניתן למלא את התבנית באתר זה ולקבל PDF, או להוריד את הגרסה הריקה.
שאלות נפוצות
מה אם השליח ממהר ולא נותן זמן לבדוק?
חתום עם הערה: 'ממתין לבדיקה'. אם לא מאפשרים - רשום את זה. הרבה שליחים לוחצים - אינך חייב לחתום בלחץ.
מה לעשות אם פריטים חסרים?
כתב 'X יחידות מ-Y הזמנה חסרות' על האישור לפני חתימה, ועדכן את הספק באותו יום.
האם אפשר לסרב לקבל?
כן, אם הסחורה פגומה מהותית. רשם סיבת הסירוב ב-DELIVERY NOTE. תעד בתמונות.
כמה זמן לדווח על ליקוי אחרי קבלה?
תלוי בחוזה. בהיעדר הסכמה: ביעדר סחורה נראה לעין - מיד. ליקוי נסתר - תוך זמן סביר (7-14 יום בפועל).
תבניות קשורות
הערה משפטית
אישור קבלה ללא הסתייגות = הצהרה שהסחורה הגיעה כמוסכם. בתביעה על אספקה לקויה - אישור ללא הערות יחליש את מעמדך. הסתייגות בכתב מגינה עליך.