איך לשלוח מסמך לחתימה דיגיטלית? מעלים PDF לשליחה לחתימה מרחוק, מוסיפים חותמים ומסמנים לכל אחד איפה לחתום. החותמים מקבלים קישור אישי במייל או בוואטסאפ וחותמים מהנייד, בלי הרשמה. כשכולם חתמו, כל הצדדים מקבלים עותק חתום עם דף תיעוד. השליחה כלולה במנוי Pro ואפשר לנסות אותה ב-7 ימי הניסיון. החותמים לא משלמים כלום.
איזה מסלול מתאים לכם?
| מה צריך לעשות? | המסלול המתאים |
|---|---|
| קיבלתם מסמך ורוצים להוסיף רק את החתימה שלכם ולהחזיר אותו | להוסיף את החתימה שלכם ל-PDF: חותמים, מורידים ושולחים את הקובץ בחזרה בעצמכם |
| אתם מבקשים מאנשים אחרים לחתום (לקוח, שוכר, עובד, ערב) | שליחת מסמך לחתימה: כל חותם מקבל קישור משלו |
נדגים לאורך המדריך עם חוזה שכירות לדירה, בין משכיר, שני שוכרים וערב: ארבעה חותמים, כל אחד במקום אחר.
לפני השליחה: מכינים PDF סופי
הבקשה יוצאת על הנוסח שהעליתם. אם צריך לשנות אותו אחרי שהחתימה התחילה, אי אפשר לעדכן אותו בתוך אותה בקשה: מכינים גרסה מתוקנת ופותחים בקשה חדשה, ואם הקודמת עדיין פתוחה, מבטלים אותה. לכן כדאי לסגור את הנוסח קודם: סכום שכר הדירה, התאריכים, פרטי הצדדים והנספחים.
המסמך נמצא ב-Word?
הכלי מקבל PDF בלבד, אז מסיימים לערוך את הנוסח ב-Word וממירים עם וורד ל-PDF. פותחים את התוצאה לבדיקה: שהעברית לא התהפכה, שהטבלאות לא זזו ושאין עמוד ריק בסוף. צריך לתקן משהו קטן ב-PDF עצמו? המדריך עריכת חוזה PDF בעברית מסביר איך.
עוד אין לכם נוסח? יש תבנית חוזה שכירות שאפשר למלא ולהוריד כ-PDF.
מכינים את פרטי החותמים
לכל חותם צריך שם וכתובת מייל. כדאי גם להחליט מראש:
- מה כל אחד ממלא. בחוזה השכירות: כל שוכר ממלא שם, תעודת זהות וחתימה. אם ההסכם דורש מסמך נלווה מהערב, מוסיפים לו שדה לצירוף קובץ.
- כמה זמן הבקשה בתוקף. אפשר לבחור 7, 14, 30 או 90 ימים. אחרי שהתוקף פג, אי אפשר להשלים חתימה בבקשה שלא הושלמה.
- האם יש סדר. למשל, שהמשכיר יחתום רק אחרי שכל השוכרים והערב חתמו.
מגדירים חותמים ושדות במסמך
בעמוד השליחה לחתימה מעלים את ה-PDF, או בוחרים מסמך ששמרתם קודם כתבנית. אחר כך מוסיפים את החותמים.
חתימה במקביל או לפי סדר
אפשר להוסיף עד 10 חותמים בבקשה אחת. כשיש יותר מחותם אחד, בוחרים:
- כולם יכולים לחתום במקביל. החותמים מקבלים הזמנה במייל מיד (חוץ מכם, אם גם אתם חותמים), וכל אחד יכול לחתום בלי לחכות לאחרים.
- לפי הסדר, אחד אחרי השני. רק הראשון מקבל הזמנה. אחרי שהוא חותם, נשלחת הזמנה לבא בתור. אם הבא בתור הוא אתם, מקבלים הודעה שמפנה לעמוד "הבקשות שלי". את הסדר משנים בחיצים ליד כל חותם.
בדוגמה שלנו נבחר סדר: שוכר א', שוכר ב', הערב, ובסוף המשכיר. כך המשכיר חותם על מסמך שכבר מלא.
גם אתם צריכים לחתום
אם אתם אחד הצדדים, מסמנים "גם אני חותם על המסמך". אתם נכנסים לרשימה כמו כל חותם אחר, אבל הקישור שלכם לא נשלח אליכם במייל. אם אפשר לחתום מיד, אחרי השליחה מופיע כפתור "חתום עכשיו". בחתימה לפי סדר, כשמגיע תורכם, מקבלים מייל שמפנה לעמוד "הבקשות שלי", ומשם חותמים.
משייכים לכל חותם את השדות שלו
לוחצים על המקום במסמך, או גוררים מלבן בגודל הרצוי, ובוחרים לאיזה חותם השדה שייך. לכל חותם צבע משלו, כך שקל לראות מי ממלא מה. הנה השדות שאפשר לסמן:
| שדה | מה החותם עושה | דוגמה בחוזה שכירות |
|---|---|---|
| חתימה | מצייר באצבע או בעכבר, או מקליד את שמו | שורת החתימה של כל צד |
| ראשי תיבות | חתימה מקוצרת | בשולי כל עמוד |
| שם | מתמלא אוטומטית בשם החותם, אפשר לתקן | שם השוכר בפתיח |
| תאריך | מקבל את התאריך של היום, ואפשר לשנות אותו. הפורמט DD/MM/YYYY | תאריך החתימה |
| ת.ז. | מקליד מספר זהות, והמערכת בודקת את ספרת הביקורת | פרטי השוכרים והערב |
| טקסט | ממלא טקסט חופשי | טלפון, כתובת קודמת |
| תיבת סימון | מסמן V | "קראתי את נספח הדירה" |
| צירוף קובץ | מעלה תמונה או PDF, שמתווספים כעמודים בסוף המסמך | מסמך נלווה שההסכם דורש |
בדיקת ספרת הביקורת תופסת טעויות הקלדה. היא לא מוכיחה שהמספר שייך למי שחתם.
איך לשלוח מסמך לחתימה דיגיטלית במייל או בוואטסאפ
בשלב האחרון נותנים שם למסמך, מוסיפים הודעה אישית אם רוצים, בוחרים את תוקף הבקשה ולוחצים "שלח לחתימה".
החותמים האחרים מקבלים במייל קישור אישי, כל אחד משלו, לפי סדר החתימה שבחרתם. ליד כל חותם יש גם כפתור וואטסאפ: הוא פותח הודעה מוכנה עם הקישור האישי של אותו חותם, ואתם משלימים את השליחה. בחתימה לפי סדר, הכפתור זמין רק לחותם שהגיע תורו.
השיתוף בוואטסאפ נרשם בדף התיעוד. זה לא אישור שההודעה נשלחה, נמסרה או נקראה.
מה החותם רואה כשהוא פותח את הקישור
החותם פותח את הקישור בדפדפן, בנייד או במחשב. אין אפליקציה להתקין ואין חשבון לפתוח. הוא רואה את המסמך ואת השדות שסומנו לו, ממלא אותם וחותם: מצייר באצבע, או מקליד את השם ובוחר סגנון כתב יד, גם בעברית. לפני האישור הוא מסכים לחתום באופן אלקטרוני. אפשר גם לסרב ולכתוב סיבה.
שתי הגדרות שמשנות את מה שהחותם רואה:
- אימות מוגבר. לפני החתימה נשלח קוד חד-פעמי לכתובת המייל של החותם, והוא צריך להקליד אותו. שיטת האימות נרשמת בדף התיעוד.
- שפת עמוד החתימה. עברית או אנגלית, למשל לשוכר שלא קורא עברית. המסמך עצמו לא מתורגם.
עוקבים אחרי הבקשה ומטפלים בעיכובים
בעמוד "הבקשות שלי" רואים כל בקשה, ולכל חותם את המצב שלו: נשלח, נצפה, נחתם או סירב. בחתימה לפי סדר רואים גם למי הבקשה מחכה עכשיו. על כל חתימה בנפרד לא נשלח מייל, ולכן זה המקום לבדוק את ההתקדמות.
עדיין חסרה חתימה?
חותם שלא חתם תוך 3 ימים מקבל תזכורת אוטומטית. אפשר לשלוח עוד תזכורת מהעמוד, או לשלוח שוב את הקישור בוואטסאפ. בחתימה לפי סדר, התזכורת הולכת רק למי שתורו עכשיו.
מייל שגוי, או שמישהו סירב
הקלדתם כתובת שגויה? כל עוד הבקשה פתוחה והחותם עוד לא חתם, מתקנים את השם או המייל שלו בעמוד "הבקשות שלי". נוצר קישור חדש, ואי אפשר עוד לחתום בקישור הישן. התיקון נרשם בדף התיעוד.
החותם סירב? הבקשה נסגרת. אתם מקבלים מייל עם הסיבה שהוא כתב, ומי שכבר חתם מקבל הודעה שהמסמך לא הושלם. אחרי שמסכמים מה לשנות, שולחים בקשה חדשה.
כולם חתמו: מקבלים ושומרים עותק סופי
כשהחותם האחרון חותם, כל הצדדים מקבלים מייל "המסמך נחתם", עם קישור להורדה. כשהקובץ בגודל של עד 10MB, הוא גם מצורף למייל.
הקובץ נשמר אצלנו 30 יום כברירת מחדל. במנוי Pro אפשר לבחור לשמור אותו 90 יום, 180 יום, שנה או עד שתמחקו אותו בעצמכם. בתקופת הניסיון הוא נשמר 30 יום. 5 ימים לפני המחיקה נשלחת תזכורת להוריד אותו. בכל מקרה, שמרו עותק אצלכם.
מה נשמר בדף התיעוד?
לסוף המסמך החתום מצורף דף תיעוד. רשום בו מי שלח את המסמך, מי חתם ומתי, מאיזו כתובת IP ומאיזה מכשיר. כתוב בו גם איך זוהה כל חותם (קישור במייל, או קוד חד-פעמי), שהוא הסכים לחתום אלקטרונית, ואירועים כמו שיתוף בוואטסאפ ותיקון מייל.
כל הקובץ, כולל דף התיעוד, נחתם בחותמת דיגיטלית, כך שכל שינוי שנעשה בו אחרי החתימה ניתן לזיהוי. כשהשירות החיצוני של חותמת הזמן זמין, מצורפת גם חותמת זמן ממנו: אישור מגורם חיצוני למועד שבו הקובץ נחתם בחותמת.
כדאי לזכור את ההבדל: דף התיעוד מתעד את התהליך, והחותמת מראה שהקובץ לא שונה. אף אחד מהם לא מוכיח בוודאות מי האדם שהחזיק בטלפון.
איך בודקים שהעותק לא שונה?
בעמוד אימות מסמך חתום מעלים את הקובץ. לא צריך חשבון. התשובה היא אחת משלוש: המסמך זהה למקור החתום; זה עותק של מסמך שנחתם אצלנו, אבל שינו בו משהו; או שהמסמך לא מוכר.
אפשר גם להקליד את קוד האימות שמופיע בדף התיעוד. הקוד מאשר שמסמך כזה נחתם ומתי, אבל לא בודק את הקובץ שבידיכם. כדי לבדוק קובץ מסוים, מעלים אותו.
שמרו את העותק החתום בלי לשנות אותו. הדפסה ל-PDF, דחיסה או עריכה עלולות לפגוע בחותמת ולשנות את תוצאת האימות.
כמה עולה לשלוח מסמך לחתימה?
השליחה לחתימה כלולה במנוי Pro, עד 30 בקשות בחודש, יחד עם שאר כלי ה-PDF באתר. המנוי עולה 19 ₪ לחודש, או 12 ₪ לחודש בתשלום שנתי. אפשר לנסות אותה ב-7 ימי הניסיון, לפני החיוב הראשון: עד 5 בקשות לכל תקופת הניסיון. הניסיון דורש כרטיס אשראי, ובסופו מתחיל חיוב חודשי אלא אם מבטלים. בחשבון החינמי היא לא זמינה. החותמים לא משלמים כלום ולא צריכים חשבון.
לאילו מסמכים השירות לא מיועד?
החתימה כאן היא "חתימה אלקטרונית" לפי חוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001. היא אינה חתימה אלקטרונית מאושרת ואינה מאובטחת כהגדרתן בחוק. היא נועדה להסכמים פרטיים כמו חוזה שכירות רגיל, הצעת מחיר, הסכם עבודה או טופס לקוח.
השירות לא מיועד ל:
- צוואה.
- ייפוי כוח, או כל מסמך אחר, הטעונים אישור עורך דין או נוטריון. זה כולל ייפוי כוח מתמשך.
- הסכם ממון, הסכם גירושין ועניינים אחרים בדיני משפחה.
- עסקת מקרקעין הטעונה רישום או כתב מיוחד, למשל שכירות או חכירה מעל 5 שנים.
- מסמך שרשות דורשת בו חתימה בכתב יד או בצורה מסוימת.
המדריך הזה אינו ייעוץ משפטי. אם יש ספק אם חתימה אלקטרונית מתאימה למסמך מסוים, כדאי לבדוק עם עורך דין לפני השליחה.
מוכנים? שלחו מסמך לחתימה: מעלים PDF, מוסיפים חותמים ומסמנים שדות.
רוצה לשלוח מסמך לחתימה עכשיו?
עם תמיכה מלאה בעברית
שאלות נפוצות
איך לשלוח מסמך לחתימה דיגיטלית?
מעלים את המסמך כ-PDF, מוסיפים את החותמים ומסמנים לכל אחד איפה לחתום ומה למלא. כל חותם, חוץ מכם אם גם אתם חותמים, מקבל קישור אישי במייל לפי סדר החתימה שבחרתם, ואפשר לשלוח לו את אותו קישור גם בוואטסאפ. כשכולם חתמו, כל הצדדים מקבלים עותק חתום.
אפשר לשלוח מסמך לחתימה דיגיטלית בחינם?
בקובץ PDF השליחה לחתימה כלולה במנוי Pro, 19 ₪ לחודש (12 ₪ לחודש בתשלום שנתי), עד 30 בקשות בחודש. אפשר לנסות אותה ב-7 ימי הניסיון, עד 5 בקשות. הניסיון דורש כרטיס אשראי, ובסופו מתחיל חיוב חודשי אלא אם מבטלים. בחשבון החינמי היא לא זמינה. החותמים לא משלמים כלום ולא צריכים חשבון.
איך שולחים קישור לחתימה בוואטסאפ?
אחרי השליחה, ובעמוד "הבקשות שלי", יש ליד כל חותם כפתור וואטסאפ שפותח הודעה עם הקישור האישי שלו. בחתימה לפי סדר, הכפתור זמין רק לחותם שהגיע תורו.
צריך להתקין אפליקציה כדי לחתום מהטלפון?
לא. החותם פותח את הקישור בדפדפן של הנייד או המחשב, ממלא את השדות שסומנו לו וחותם באצבע, בעכבר או בהקלדת השם. אין התקנה ואין הרשמה.
אפשר לשלוח מסמך Word לחתימה?
הכלי מקבל PDF בלבד. ממירים את מסמך ה-Word ל-PDF, בודקים שהעברית והעמודים נראים נכון, ורק אז מעלים אותו.
איך שולחים טופס לחתימה דיגיטלית?
מעלים את הטופס כ-PDF ומסמנים עליו שדות: שם, תאריך, תעודת זהות, טקסט חופשי, תיבת סימון וחתימה. טופס ששולחים שוב ושוב שומרים כתבנית, יחד עם מיקום השדות.
אפשר לבקש חתימה מכמה אנשים על אותו מסמך?
כן, עד 10 חותמים בבקשה אחת, כולל השולח. אפשר לתת לכולם לחתום במקביל, או לקבוע סדר שבו כל חותם יכול לחתום רק אחרי שהקודם חתם.
איך בודקים שהמסמך החתום לא שונה?
מעלים את הקובץ לעמוד אימות מסמך חתום. אם הוא זהה לעותק שנחתם, התשובה היא שהמסמך זהה למקור החתום. אם שינו בו משהו, הוא יסומן כעותק ששונה, או יופיע כמסמך לא מוכר. הקלדת קוד האימות בלבד מאשרת שהמסמך קיים, אבל לא בודקת את הקובץ שבידיכם.