המרה ל-PDF/A (ארכיון)

PDF/A הוא פורמט תקני לשמירת מסמכים לטווח ארוך (ISO 19005). הוא מבטיח שהמסמך ייראה אותו דבר גם בעוד 20-50 שנה, גם כשהמחשבים והתוכנות יהיו שונים לחלוטין. הפונטים מוטמעים בקובץ, הצבעים סטנדרטיים, ואין תלות ברכיבים חיצוניים שעלולים להעלם. בתי משפט, ארכיונים ממשלתיים וגופים מוסדיים דורשים את הפורמט הזה.

PDF/A-2b מומלץ לרוב המקרים - תומך בכל הפיצ'רים המודרניים של PDF (שכבות, שקיפות, דחיסת JPEG2000). PDF/A-1b הוא הפורמט הוותיק והכי תואם (אם הצד השני מבקש "PDF/A" בלי לפרט - זה הברירה הבטוחה). PDF/A-2u מוסיף יכולת חיפוש מתקדמת. PDF/A-3b מאפשר לצרף קבצים נוספים בתוך ה-PDF/A (חשוב לחשבוניות אלקטרוניות כשצריך לצרף XML).

מעלים את ה-PDF, הכלי סורק אותו ומציג ניתוח של מה צריך להיות מותאם (פונטים שלא מוטמעים, הצפנה שצריך להסיר, JavaScript שלא מותר). בוחרים רמת PDF/A (ברירת מחדל PDF/A-2b), לוחצים "המר". הכלי משתמש ב-Ghostscript להמרה ו-veraPDF לאימות. בסיום מקבלים גם את הקובץ המומר וגם דוח אימות שמראה שהוא תואם.

במקרים שבהם המסמך נדרש להישמר זמן רב: הגשת מסמכים לבית משפט (חלק ממערכות בית המשפט בישראל דורשות PDF/A), שמירת חוזים ארוכי טווח בארכיון החברה, הגשה לרשם החברות או לרשם המקרקעין, חשבוניות אלקטרוניות שצריכות להיות תקפות שנים, וכן ארכיונים מוסדיים (אוניברסיטאות, מוזיאונים, ספריות).

לא. זה פורמט שמיועד לשימור, לא לנעילה. אפשר לפתוח ולערוך את הקובץ ב-Adobe Acrobat או כלי PDF אחר, אבל ברגע שעורכים אותו - הוא איבד את התאימות ל-PDF/A. אם רוצים גם לערוך וגם לשמור על התאימות, צריך להמיר מחדש אחרי כל עריכה.

הטמעת פונטים מלאה (חובה ב-PDF/A כדי שייראה אותו דבר גם בלי הפונט המקורי במחשב), פרופיל צבע ICC, ומבנה מטא-דאטה מורחב - כולם מוסיפים בערך 30-50% לגודל הקובץ. זה נורמלי ונדרש כדי להבטיח שהקובץ ייראה אותו דבר גם בעוד שנים רבות. אם הגודל מפריע, אפשר אחרי ההמרה להפעיל את כלי הדחיסה (אבל זה עלול לפגוע בתאימות).

כן, מלאה. פונטים עבריים מוטמעים אוטומטית בקובץ ה-PDF/A הסופי, וההמרה שומרת על כיוון הטקסט מימין לשמאל. גם מסמכים מעורבים (עברית ואנגלית בו זמנית) עוברים נכון.

הקובץ המקורי וה-PDF/A הסופי נמחקים אוטומטית מהשרתים אחרי שהורדת אותם. אנחנו לא רואים, שומרים או מעבירים את התוכן לאף צד שלישי.