המרה ל-PDF/A (ארכיון)

PDF/A הוא פורמט תקני לשמירת מסמכים לטווח ארוך (ISO 19005). הוא מבטיח שהמסמך ייראה אותו דבר גם בעוד 20-50 שנה, גם כשהמחשבים והתוכנות יהיו שונים לחלוטין. הפונטים מוטמעים בקובץ, הצבעים סטנדרטיים, ואין תלות ברכיבים חיצוניים שעלולים להעלם. בתי משפט, ארכיונים ממשלתיים וגופים מוסדיים דורשים את הפורמט הזה.

PDF/A-2b מומלץ לרוב המקרים - תומך בכל הפיצ'רים המודרניים של PDF (שכבות, שקיפות, דחיסת JPEG2000). PDF/A-1b הוא הפורמט הוותיק והכי תואם (אם הצד השני מבקש "PDF/A" בלי לפרט - זה הברירה הבטוחה). PDF/A-2u מוסיף יכולת חיפוש מתקדמת. PDF/A-3b מאפשר לצרף קבצים נוספים בתוך ה-PDF/A (חשוב לחשבוניות אלקטרוניות כשצריך לצרף XML).

מעלים את ה-PDF, הכלי סורק אותו ומציג ניתוח של מה צריך להיות מותאם (פונטים שלא מוטמעים, הצפנה שצריך להסיר, JavaScript שלא מותר). בוחרים רמת PDF/A (ברירת מחדל PDF/A-2b), לוחצים "המר". הכלי כותב מחדש את מבנה הקובץ ללא נגיעה בתוכן העמודים, ו-veraPDF בודק את התוצאה מול התקן. בסיום מקבלים גם את הקובץ המומר וגם דוח אימות שמראה שהוא תואם.

במקרים שבהם המסמך נדרש להישמר זמן רב: הגשת מסמכים לבית משפט (חלק ממערכות בית המשפט בישראל דורשות PDF/A), שמירת חוזים ארוכי טווח בארכיון החברה, הגשה לרשם החברות או לרשם המקרקעין, חשבוניות אלקטרוניות שצריכות להיות תקפות שנים, וכן ארכיונים מוסדיים (אוניברסיטאות, מוזיאונים, ספריות).

לא. זה פורמט שמיועד לשימור, לא לנעילה. אפשר לפתוח ולערוך את הקובץ ב-Adobe Acrobat או כלי PDF אחר, אבל ברגע שעורכים אותו - הוא איבד את התאימות ל-PDF/A. אם רוצים גם לערוך וגם לשמור על התאימות, צריך להמיר מחדש אחרי כל עריכה.

בדרך כלל הוא כמעט לא גדל - נוספים פרופיל צבע ומטא-דאטה, כמה עשרות קילובייט, ותוכן העמוד לא משתנה. הגידול הגדול שמייחסים ל-PDF/A מגיע מהטמעת הפונטים בתוך הקובץ, וזה קורה בתוכנה שממנה ייצאתם את ה-PDF ולא כאן: מסמך שכבר נושא את הפונטים שלו כבר שילם על כך. אם הגודל מפריע, אפשר אחרי ההמרה להפעיל את כלי הדחיסה (אבל זה עלול לפגוע בתאימות).

כן, מלאה. מסמכים בעברית נושאים כמעט תמיד את הפונטים שלהם בתוך הקובץ, כך שההמרה עוברת, והיא שומרת על כיוון הטקסט מימין לשמאל. גם מסמכים מעורבים (עברית ואנגלית בו זמנית) עוברים נכון.

הקובץ המקורי וה-PDF/A הסופי נמחקים אוטומטית מהשרתים אחרי שהורדת אותם. אנחנו לא רואים, שומרים או מעבירים את התוכן לאף צד שלישי.