Excel‎ ל-PDF‎

בעבודה השוטפת יש הרבה מקרים שצריך לשלוח גיליון Excel למישהו אחר - אבל לשלוח כקובץ Excel רגיל זה לעיתים בעייתי. הצד השני עשוי לפתוח את הקובץ בגרסה ישנה שלא תומכת בכל הפיצ'רים שהשתמשת בהם. הוא עשוי לשנות בטעות (או בכוונה) ערכים בקובץ. הוא עשוי לראות נוסחאות פנימיות שלא רצית לחשוף. PDF פותר את כל זה: הקובץ נראה זהה בכל מקום, לא משתנה, ולא חושף את ה"מאחורי הקלעים".

דוגמאות נפוצות בעבודה הישראלית: הצעות מחיר ללקוחות (הם רואים את המחירים אבל לא יכולים לערוך), דוחות חודשיים להנהלה (נראה רשמי ומסודר), חוברות מחירון לסוכנים (אחיד בכל מי שמקבל), טבלאות שכר לעובדים (פרטיות גבוהה), דוחות תקציב להגשה למוסדות מימון. בכל אלה PDF הוא הפורמט המקובל והבטוח.

יתרון חשוב הוא תאימות. לא לכל אדם יש Microsoft Excel - מערכת ההפעלה של אפל לא כוללת אותו כברירת מחדל, רבים משתמשים ב-Google Sheets שלא תמיד מציג קבצי Excel נכון, ויש אנשים בלי שום תוכנת גיליונות אלקטרוניים על המחשב. אבל לכולם יש דפדפן או אפליקציית PDF - וכך הקובץ הסופי ייפתח חלק אצל כל אדם בעולם.

שולח הצעת מחיר מ-Excel ללקוח ורוצה שלא יוכל לשנות את המחירים? מגיש דוח רבעוני להנהלה ורוצה שייראה מקצועי גם אצל מי שאין לו Excel מעודכן? שולח מחירון שמכיל את כל הנוסחאות שחישבת ורוצה לשתף רק את התוצאות בלי לחשוף איך הגעת אליהן? המרת Excel ל-PDF "מקפיאה" את הגיליון - הנמען רואה את הנתונים בדיוק כמו שתכננת, בלי יכולת לשנות מחירים, נוסחאות או עיצוב.

התהליך פשוט: מעלים קובץ Excel (XLSX, XLS או CSV), לוחצים "המר ל-PDF" ותוך שניות מקבלים קובץ PDF להורדה. הכלי מזהה אוטומטית את גודל הגיליון ומתאים אותו לעמודי A4. גיליונות צרים מקבלים עמוד אחד, גיליונות רחבים מתפצלים לכמה עמודים. אם רוצים לדחוס את הכל לעמוד אחד אפשר לבחור באפשרות "התאם לעמוד".

הכלי שומר על כל העיצוב המקורי: צבעי רקע של תאים, גבולות, מיזוג תאים, גופנים, גדלי טקסט, ויישור. אם הגדרת אזורי הדפסה בקובץ Excel - הם נשמרים. אם הוספת כותרות עליונות ותחתונות - הן נכנסות ל-PDF. אם יש בקובץ כמה כרטיסיות, כל אחת מומרת לעמוד או יותר, אחת אחרי השנייה.