כתב הסתייגות: מדריך זה הוא מידע כללי בלבד, לא ייעוץ משפטי או חשבונאי. לפני שאתה משמיד מסמכים, ודא את התקופה המדויקת למקרה שלך מול רואה החשבון שלך ומול נוסח ההוראות הרשמי.
בקצרה: לעסק קטן או עצמאי בישראל, התשובה כמעט תמיד אחת - 7 שנים. מערכת החשבונות (חשבוניות, קבלות, ספרים, תלושי שכר) נשמרת 7 שנים מתום שנת המס, או 6 שנים מהגשת הדוח, לפי המאוחר. רק קומץ מסמכים - בעלות על נכס, חוזים בתוקף, מסמכי הקמת חברה - צריך לשמור יותר.
למי מיועד המדריך הזה
- עוסקים מורשים ועוסקים פטורים ששואלים "כמה זמן אני חייב לשמור את כל הניירת?"
- עצמאים שרוצים לנקות מגירה מלאה קבלות ישנות
- בעלי עסק משפחתי קטן שלא בטוחים מה מותר לזרוק
- מי שמעסיק עובד או שניים ורוצה לדעת כמה זמן לשמור תלושים ונוכחות
(עסקים גדולים וחברות מורכבות - אצלכם רואה החשבון מנהל את זה ממילא. המדריך הזה לעסק הקטן.)
התשובה הקצרה: 7 שנים
מערכת החשבונות של עסק - כל תיעוד החוץ והפנים, הספרים והכרטסת - חייבת להישמר:
7 שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, או 6 שנים מיום הגשת הדוח השנתי לאותה שנה - לפי המאוחר מביניהם.
זה מעוגן בסעיף 25 להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות). בפועל, לרוב העסקים הקטנים זה פשוט אומר: שמור הכל 7 שנים.
טבלת שמירה - במבט מהיר
| סוג מסמך | כמה זמן לשמור | ממתי סופרים |
|---|---|---|
| חשבוניות וחשבוניות מס (שהתקבלו ושהוצאו) | 7 שנים | מתום שנת המס |
| קבלות - הכנסות והוצאות | 7 שנים | מתום שנת המס |
| ספרי חשבונות וכרטסת | 7 שנים | מתום שנת המס |
| דוחות מע"מ ומס הכנסה + אסמכתאות | 7 שנים | מתום שנת המס |
| תלושי שכר, פנקס שכר, רישומי נוכחות | 7 שנים | מתום שנת המס |
| חוזים והסכמים | כל עוד בתוקף + 7 שנים | מסיום ההסכם |
| מסמכי בעלות על נכס (רכב, נדל"ן, ציוד) | כל עוד הנכס בידיך + 7 שנים | ממכירת הנכס |
| מסמכי הקמת חברה (תקנון, פרוטוקולים, מרשם) | לאורך חיי החברה | - |
| ערבויות ותעודות אחריות | לאורך תקופת הכיסוי | - |
"7 שנים מתום שנת המס" הוא הכלל המעשי; הנוסח המדויק הוא 7 שנים מתום שנת המס או 6 שנים מהגשת הדוח - לפי המאוחר (ראה למטה).
ממתי סופרים?
טעות נפוצה היא לספור מתאריך המסמך. סופרים מתום שנת המס:
| המסמך | שנת המס | שומרים עד |
|---|---|---|
| חשבונית ממרץ 2020 | 2020 | סוף 2027 |
| קבלה מדצמבר 2021 | 2021 | סוף 2028 |
(אם הגשת את הדוח באיחור, ספירת ה-6 שנים מהגשת הדוח עשויה לדחות את התאריך - ואז הוא הקובע.)
מה נכלל ב-7 השנים
הכלל מכסה כמעט הכל אצל עסק קטן:
- חשבוניות וחשבוניות מס - שקיבלת ושהוצאת
- קבלות - הכנסות והוצאות
- ספרי החשבונות והכרטסת - יומן, ספר קופה, כרטסת לקוחות וספקים
- תעודות משלוח והזמנות
- דוחות מע"מ ומס הכנסה והאסמכתאות שלהם
- תלושי שכר, פנקס שכר ורישומי נוכחות - אלה חלק ממערכת החשבונות, ולכן באותו כלל
לפי סוג העסק
- עוסק פטור - אותו כלל: 7 שנים למסמכי ההכנסות וההוצאות ולדוח השנתי. אין דוחות מע"מ תקופתיים, אבל שאר התיעוד זהה.
- עוסק מורשה - 7 שנים, כולל דוחות המע"מ התקופתיים והאסמכתאות שלהם.
- חברה בע"מ קטנה - 7 שנים למערכת החשבונות, ובנוסף מסמכי ההתאגדות (תקנון, פרוטוקולים, מרשם בעלי מניות) לאורך כל חיי החברה.
עובדים: למה גם כאן 7 שנים
אם אתה מעסיק, יש סיבה נוספת לשמור את רישומי העובדים 7 שנים: תקופת ההתיישנות לרוב תביעות השכר היא 7 שנים. גם אם חוק העבודה עצמו רק מחייב "לנהל פנקס שכר ולמסור תלוש" (סעיף 24 לחוק הגנת השכר) בלי לנקוב במספר שנים - שמירה של 7 שנים מגינה עליך אם עובד לשעבר יתבע, ונוח שזה בדיוק חופף לכלל המס.
מה קורה אם לא שומרים
שמירה היא לא פורמליות - היא הביטוח הזול ביותר שלך. אם בביקורת מס אין לך תיעוד:
- הוצאות בלי אסמכתא עלולות לא להיות מוכרות - תשלם יותר מס על רווח גבוה יותר.
- ספרים חסרים עלולים להיפסל ("ספרים בלתי קבילים") - מה שמאפשר לפקיד השומה לקבוע שומה לפי אומדן, ועלול לגרור קנסות.
- בלי תלושים ורישומי נוכחות קשה להתגונן מתביעת עובד - ובמקרים רבים נטל ההוכחה דווקא עליך, המעסיק.
מה צריך לשמור יותר מ-7 שנים
קומץ מסמכים חורגים מהכלל - שמור אותם לאורך "חיי" הנכס או ההתחייבות:
- מסמכי בעלות על נכס (רכב, נדל"ן, ציוד יקר) - כל עוד הנכס בידיך, ועוד 7 שנים אחרי המכירה (לצורך חישוב רווח הון).
- חוזים והסכמים - כל עוד הם בתוקף, ועוד 7 שנים אחרי שהסתיימו. נוח לשמור חוזה ונספחיו כקובץ אחד - ראו מיזוג חוזים לקובץ PDF אחד.
- מסמכי הקמת חברה - תקנון, פרוטוקולים, מרשם בעלי מניות - לאורך כל חיי החברה.
- ערבויות ותעודות אחריות - לאורך תקופת הכיסוי.
אפשר לשמור הכל דיגיטלית
אתה לא חייב ארון קלסרים. מותר לסרוק את מסמכי הנייר, לשמור רק את הקובץ ואף להשמיד את הנייר - בתנאים מדויקים (חוזר רשות המסים 9/2013). ראה את המדריך המלא לסריקה וביעור מסמכים.
כדי שהקובץ יישמר זהה ויהיה קריא גם בעוד 7 שנים, שמור אותו בפורמט הארכיון PDF/A (כל הפונטים מוטמעים). ראה איך ממירים ל-PDF/A או ישר אל הכלי, למשל המרת מסמך לארכיון PDF/A.
טעויות נפוצות
- ספירה מתאריך המסמך - סופרים מתום שנת המס, לא מהתאריך על החשבונית.
- זריקת תלושי שכר אחרי שנה - הם חלק מהנהלת החשבונות; שמור 7 שנים.
- השמדת הנייר בלי לעמוד בתנאי הסריקה - בלי שתי החתימות והתנאים של חוזר 9/2013, הנייר עדיין חובה.
- קובץ שלא ייפתח בעוד 5 שנים - פורמט קנייני או JPG דחוס עלולים לא להיפתח. לכן כדאי להשתמש ב-PDF/A.
מדריכים נוספים שיעזרו
רוצה להמיר ל-PDF/A עכשיו?
עם תמיכה מלאה בעברית
שאלות נפוצות
כמה זמן עסק קטן חייב לשמור מסמכים?
ככלל - 7 שנים. מערכת החשבונות (חשבוניות, קבלות, ספרים, כרטסת) חייבת להישמר 7 שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, או 6 שנים מיום הגשת הדוח השנתי לאותה שנה - לפי המאוחר מביניהם (סעיף 25 להוראות ניהול פנקסי חשבונות). זה הכלל המעשי שמכסה את רוב המסמכים של עוסק או עצמאי.
ממתי סופרים את ה-7 שנים?
לא מתאריך המסמך עצמו, אלא מתום שנת המס. למשל חשבונית ממרץ 2020 שייכת לשנת המס 2020; סופרים 7 שנים מסוף 2020, כלומר עד סוף 2027 (או 6 שנים מהגשת הדוח של 2020, אם זה מאוחר יותר).
כמה זמן צריך לשמור תלושי שכר ונוכחות עובדים?
גם 7 שנים. תלושי שכר, פנקס שכר ורישומי נוכחות הם חלק ממערכת החשבונות, ולכן נכנסים לאותו כלל. במקביל, תקופת ההתיישנות לרוב תביעות השכר היא 7 שנים, כך שכדאי לשמור את רישומי העובדים לפחות לאורך התקופה הזו גם כדי להתגונן מתביעה.
מותר לשמור את המסמכים רק כקובץ דיגיטלי?
כן, בתנאים מסוימים - מותר לסרוק מסמכי נייר, לשמור רק את הקובץ ואף להשמיד את הנייר, אם עומדים בכל תנאי חוזר רשות המסים 9/2013. הפירוט המלא נמצא במדריך שלנו על סריקה וביעור מסמכים. מומלץ לשמור בפורמט ארכיון PDF/A כדי שהקובץ ייפתח זהה גם בעוד שנים.
יש מסמכים שצריך לשמור יותר מ-7 שנים?
כן. מסמכי בעלות על נכס (רכב, נדל"ן, ציוד) - כל עוד הנכס בידיך ועד 7 שנים אחרי המכירה. חוזים והסכמים - כל עוד הם בתוקף ועוד 7 שנים אחרי שהסתיימו. מסמכי הקמת חברה (תקנון, פרוטוקולים, מרשם בעלי מניות) - לאורך כל חיי החברה. ערבויות ואחריות - לאורך תקופת הכיסוי.