כתב הסתייגות: מדריך זה הוא מידע כללי בלבד, לא ייעוץ משפטי או חשבונאי. לפני שאתה משמיד מסמכי מקור, ודא את התנאים המדויקים מול רואה החשבון שלך ומול נוסח ההוראות וחוזר 9/2013 הרשמיים.
בקצרה: יש כאן שני דברים שונים שחשוב לא לבלבל. דיגיטציה - לסרוק מסמך ולשמור עותק דיגיטלי - את זה אתה עושה לבד, מתי שתרצה, וזה נותן לך ערך כבר היום: עותקים מסודרים, מגובים וניתנים לחיפוש. ביעור - לזרוק את הנייר המקורי באמת - זה תהליך פורמלי עם תנאים (שתי חתימות דיגיטליות מאושרות, ארכיב תקין), שעובר דרך תוכנת הנהלת החשבונות שלך או רואה החשבון. לעסק קטן: סרוק ושמור הכל דיגיטלית עכשיו לנוחות, ואת הנייר שמור 7 שנים. אם חשוב לך להיפטר מהנייר - גם זה אפשרי.
למי מיועד המדריך הזה
- בעלי עסקים ועצמאים שנחנקים מקלסרים של חשבוניות וקבלות
- רואי חשבון ומנהלי חשבונות שרוצים לעבור לקוחות לארכיון דיגיטלי
- מנהלי משרד ששוקלים "משרד ללא נייר"
- חברות זרות עם פעילות בישראל שרוצות לדעת אם מותר להשמיד מסמכים לפי הדין הישראלי
קודם כל: דיגיטציה וביעור הם שני דברים שונים
כאן מתחיל כל הבלבול - אנשים חושבים ש"לסרוק" ו"לזרוק את הנייר" זה אותו דבר. זה לא:
- דיגיטציה = לעשות עותק דיגיטלי. סורקים מסמך, שומרים קובץ. הנייר המקורי נשאר אצלך. את זה כל אחד עושה לבד, בלי שום אישור, מתי שירצה. היתרון: מוצאים כל מסמך בשנייה, הקבצים מגובים מפני שריפה או הצפה, ויש פחות קלסרים על השולחן.
- ביעור = להשמיד את הנייר המקורי. רק כאן נכנסים חוזר רשות המסים 9/2013 והתנאים שלו. "ביעור" היא השמדה מסודרת ומורשית (אותה מילה כמו ב"ביעור חמץ") - לא סתם זריקה לפח, ולא משהו שעושים בלי כללים. מותר רק אחרי שעמדת בכל התנאים.
השורה התחתונה: אתה לא חייב לבער כדי ליהנות מהמעבר לדיגיטלי. רוב העסקים הקטנים פשוט סורקים הכל לנוחות, ושומרים את הנייר עד שעוברות 7 שנים. ביעור הוא צעד נוסף - לא חובה.
אז מותר לזרוק את הנייר - או לא?
כן - אם עומדים בתנאים. רשות המסים מאפשרת לסרוק מסמך שקיבלת, לשמור רק את הקובץ הדיגיטלי, ולהשמיד את הנייר המקורי. הכללים נקבעו ב-2013, במסמך רשמי של רשות המסים שנקרא "חוזר 9/2013", והם מדויקים - צריך לעמוד בכולם כדי שיהיה מותר לזרוק.
נעבור על התנאים בהמשך. אבל נתחיל מהחלק הקל - מה שאתה יכול לעשות לבד כבר היום.
על אילו מסמכים זה חל
הכללים חלים על מסמכים שקיבלת מבחוץ - מספק או מלקוח (השם הרשמי: "תיעוד חוץ"):
| סוג מסמך | דוגמה |
|---|---|
| קבלות | קבלה מספק |
| תעודות משלוח | תעודה שמלווה סחורה |
| חשבוניות | חשבונית רגילה |
| חשבוניות מס | חשבונית מס מספק |
| הודעות זיכוי | זיכוי על החזרה |
| הזמנות | הזמנת רכש |
מסמכים שאתה עצמך הפקת במחשב (למשל חשבוניות שאתה מוציא ללקוחות) - אפשר ממילא לשמור דיגיטלית, בלי כל התהליך הזה.
מה אתה יכול לעשות לבד - היום
זה החצי הקל, ואין צורך באישור או בתוכנה מיוחדת. ארבעה צעדים, וכולם עם הכלים שלנו:
- סרוק קריא וזהה למקור. שכל פרט שעל הנייר - מספרים, חותמות, חתימות - ייראה ברור בקובץ. כל סורק, או צילום מהטלפון, מספיק. הסורק שלנו מצלם, חותך ומיישר אוטומטית.
- הפוך לטקסט שאפשר לחפש בו (OCR). סריקה רגילה היא בעצם "תמונה" של הדף - אי אפשר לחפש בה מילה. OCR (זיהוי תווים אוטומטי) הופך אותה לטקסט אמיתי, כך שתמצא מסמך לפי שם ספק או סכום. ראה הפיכת PDF סרוק לחיפוש.
- המר ל-PDF/A. זה פורמט שמבטיח שהקובץ ייפתח זהה גם בעוד 7 שנים, כי כל הגופנים שמורים בתוך הקובץ עצמו. קובץ רגיל עלול להיפגם או לא להיפתח עם השנים, ו-PDF/A מונע את זה. ראה המדריך ל-PDF/A או ישר אל הכלי.
- סדר וגבה. שמור בתיקיות הגיוניות (לפי שנה וספק), עם גיבוי בענן או בכונן נוסף - לא עותק יחיד על מחשב אחד.
בשלב הזה כבר הרווחת את רוב הערך: ארכיון דיגיטלי מסודר, ניתן לחיפוש ומגובה. גם אם תעצור כאן ותשמור את הנייר - אתה במצב טוב מאוד.
מה צריך לקרות כדי לזרוק את הנייר באמת
אם אתה רוצה להשמיד את הנייר (ולא רק לשמור עותק), נכנסים תנאי חוזר 9/2013. חלקם דברים שאתה מסדר, וחלקם דברים שהתוכנה או רואה החשבון מסדרים. נעבור אחד-אחד, בשפה פשוטה.
מה שאתה (או הכלים) מסדרים
- קובץ קריא וזהה למקור - כיסינו את זה למעלה.
- שמירה בארכיב מאובטח ומגובה - "ארכיב" זו לא מערכת ממשלתית מיוחדת. זה פשוט מקום מסודר לקבצים, שבו אפשר למצוא מסמך לפי סוג, תאריך וספק; שהוא מגובה (לא עותק יחיד); ושמוגן מפני מחיקה או שינוי בטעות. גם תיקיות מסודרות עם גיבוי בענן עונות על זה.
מה שעובר דרך תוכנת הנהלת החשבונות או רו"ח
- סימון "מסמך סרוק" ורישום בספרים - הקובץ צריך להיות מסומן שהוא עותק סרוק (ולא מקור דיגיטלי), והמסמך צריך להיות רשום בהנהלת החשבונות. זה נעשה בתוך התוכנה, לא ידנית על ה-PDF.
- שתי חתימות דיגיטליות מאושרות - "חתימה מאושרת" אינה חתימה בעכבר, אלא חתימה עם תעודה רשמית מחברה מורשית (כמו Comsign או PersonalID). צריך שתיים: אחת שלך (שהמקור נסרק במלואו) ואחת של אדם נוסף שבדק שכל קובץ זהה למקור. כאן הנקודה החשובה: הרבה תוכנות הנהלת חשבונות כבר כוללות את הסימון והחתימות בתוכן - אז אם יש לך תוכנה כזו, היא עושה את זה בשבילך. אם לא - רואה החשבון שלך יכול, או שעדיף פשוט לשמור את הנייר.
ותנאי הסף - מתי בכלל מותר לבער
מותר להשמיד נייר של שנת מס מסוימת רק אחרי ש:
- הוגש הדוח השנתי של אותה שנה למס הכנסה (הדוח לפי סעיף 131).
- הוגש דוח הניכויים (טופס 856 - דוח על מה שניכית מעובדים ומספקים).
- הספרים שלך תקינים ("קבילים") - כלומר הנהלת החשבונות לא נפסלה.
- לא הורשעת בעבירות מס.
חסר ולו תנאי אחד? אסור לבער - שמור את הנייר.
הדרך הפשוטה לעסק קטן
אם כל זה נשמע מסובך - זה בסדר, כי לרוב אתה לא באמת צריך לבער. ההמלצה המעשית:
- סרוק ושמור הכל דיגיטלית עכשיו (ארבעת הצעדים למעלה) - ככה אתה עובד דיגיטלי כבר מהיום, מוצא כל מסמך בשנייה, וכל הקבצים מגובים.
- את הנייר פשוט שמור עד שעוברות 7 שנים. שמירת הנייר עולה כמעט כלום ולא דורשת ממך כלום.
- רק אם הנייר באמת מפריע (אין מקום, מעבר משרד) - אז שווה לבער: בדוק אם תוכנת הנהלת החשבונות שלך תומכת בארכוב תקין עם חתימות, או בקש מרואה החשבון לסדר את התהליך.
ככה אתה נהנה מכל היתרונות של העבודה הדיגיטלית, בלי להסתבך עם החתימות המאושרות, ובלי לסכן את עצמך בביקורת מס.
מה עדיין חייבים לשמור
- את הקובץ הדיגיטלי עצמו, לכל אורך תקופת השמירה (7 שנים מתום שנת המס, או 6 מהגשת הדוח - לפי המאוחר).
- כל נייר שלא עבר את מלוא תנאי הביעור - אם לא חתמת ולא עמדת בתנאים, הנייר נשאר חובה.
- מסמכים מסוג שלא נכלל ב"תיעוד חוץ" - אם יש ספק, היוועץ ברו"ח.
טעויות נפוצות
- לחשוב שסריקה = מותר לזרוק. סריקה לבד היא דיגיטציה, לא ביעור. בלי החתימות והתנאים, הנייר עדיין חובה.
- לזרוק נייר לפני שהוגשו הדוחות לאותה שנה. גם אם סרקת וחתמת, אסור לבער עד שהדוח השנתי ודוח הניכויים של אותה שנה הוגשו.
- קובץ שלא ייפתח בעוד 5 שנים. פורמט קנייני או JPG דחוס עלולים לא להיפתח. בגלל זה כדאי להשתמש ב-PDF/A.
- עותק יחיד בלי גיבוי. ארכיון אחד בלי גיבוי הוא סיכון; אובדן הקובץ = אובדן התיעוד.
מדריכים נוספים שיעזרו
רוצה להמיר ל-PDF/A עכשיו?
עם תמיכה מלאה בעברית
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין "דיגיטציה" ל"ביעור"?
דיגיטציה = לסרוק מסמך ולשמור עותק דיגיטלי; הנייר המקורי נשאר אצלך. ביעור = להשמיד את הנייר המקורי. את הדיגיטציה כל אחד עושה לבד, מתי שירצה, בלי שום אישור. ביעור מותר רק אחרי שעמדת בכל תנאי חוזר רשות המסים 9/2013. אתה לא חייב לבער כדי ליהנות מהדיגיטל.
מותר לי לזרוק חשבונית נייר אחרי שסרקתי אותה?
סריקה לבד לא מספיקה. כדי להשמיד (לבער) את הנייר כחוק צריך לעמוד בכל תנאי חוזר 9/2013: קובץ קריא וזהה למקור, סימון כ"מסמך סרוק", שתי חתימות דיגיטליות מאושרות, ארכיב תקין, והגשת הדוחות לאותה שנה. חלק מהתנאים (הסימון והחתימות) נעשים דרך תוכנת הנהלת החשבונות או רואה החשבון, לא ידנית. אבל שים לב: אתה לא חייב לבער - מותר פשוט לסרוק, לשמור עותק דיגיטלי, ולשמור את הנייר המקורי.
אני עסק קטן - אני יכול לעשות את זה לבד?
את הדיגיטציה - בהחלט, לבד וללא אישור: סורקים, מעבירים OCR, ממירים ל-PDF/A ומגבים. את הביעור (להשמיד את הנייר) - החלקים של הסימון והחתימות המאושרות עוברים דרך תוכנת הנהלת החשבונות (הרבה תוכנות כבר כוללות את זה) או רואה החשבון. הדרך הפשוטה לרוב העסקים הקטנים: לסרוק ולשמור הכל דיגיטלית לנוחות, ולשמור את הנייר 7 שנים.
על אילו מסמכים זה חל?
על מסמכים שקיבלת מגורם חיצוני - מספק או מלקוח (השם הרשמי: "תיעוד חוץ"): קבלות, תעודות משלוח, חשבוניות, חשבוניות מס, הודעות זיכוי והזמנות. מסמכים שאתה עצמך הפקת במחשב (למשל חשבוניות שאתה מוציא ללקוחות) אפשר ממילא לשמור דיגיטלית.
מה זו "חתימה אלקטרונית מאושרת" שצריך?
זו לא חתימה בעכבר ולא הקלדת השם. "מאושרת" היא חתימה דיגיטלית עם תעודה רשמית מחברה מורשית (כמו Comsign או PersonalID). לביעור צריך שתיים: אחת שלך, שהמקור נסרק במלואו, ואחת של אדם נוסף שבדק שכל קובץ זהה למקור. הרבה תוכנות הנהלת חשבונות כוללות את החתימות האלה בתוכן, כך שאתה לא מטפל בזה ידנית.
כמה זמן צריך לשמור את הקובץ הדיגיטלי?
7 שנים מתום שנת המס, או 6 שנים מהגשת הדוח לאותה שנה - לפי המאוחר (סעיף 25 להוראות). אם ביערת את הנייר, הקובץ הדיגיטלי מחליף אותו לכל אורך התקופה, ולכן חייב להישאר נגיש, מגובה וקריא.
באיזה פורמט כדאי לשמור את הקבצים?
מומלץ PDF/A - פורמט שנועד לשמירה ארוכת טווח: כל הגופנים שמורים בתוך הקובץ, כך שהוא ייפתח זהה גם בעוד שנים. יש לנו מדריך וכלי ייעודיים להמרה ל-PDF/A.