יצירת טופס הזמנה במסמך PDF
טופס הזמנת מוצרים או שירותים שלקוח ממלא בעצמו חוסך טלפונים חוזרים, מבטל אי-הבנות, ומשדר מקצועיות. PDF עם שדות חישוב אוטומטי הוא הפתרון המושלם - הלקוח בוחר כמויות, המערכת מחשבת סכום + מע"מ + סה"כ אוטומטית. אפשרי לכל סוג עסק - חנות, נותן שירות, יבואן.
הכלי המקצועי
יצירת טופס PDF - ישירות בדפדפן
חינמי · בלי התקנה · עברית מלאה
טופס הזמנה PDF - הסטרוקטורה המלאה
טופס הזמנה טוב הוא ברור, מסודר, ולא מאפשר טעויות.
החלק העליון - זהות החברה והלקוח
זהות החברה (השולח):
- לוגו
- שם חברה רשמי
- מספר ע.מ. / ח.פ.
- כתובת
- טלפון, אימייל
- מספר הזמנה (ניתן ידנית או רץ)
זהות הלקוח (המזמין):
- שם חברה / שם פרטי
- מס' ע.מ.
- כתובת אספקה
- כתובת חשבונית (אם שונה)
- איש קשר + טלפון
תאריכים:
- תאריך הזמנה
- תאריך אספקה רצוי
החלק האמצעי - פריטי ההזמנה
טבלה עם עמודות:
| מק"ט | תיאור | כמות | מחיר יחידה | סכום |
|---|
מספר שורות מומלץ: 8-12 לרוב ההזמנות. יותר מדי שורות ריקות = טופס נראה ענק ומבלבל.
טיפ: הוסף בעמודת 'תיאור' רשימה נפתחת עם הפריטים הנפוצים. הלקוח בוחר במקום להקליד - מבטל טעויות.
החלק התחתון - סיכום ותשלום
סכום ביניים: ___________
מע"מ 17%: ___________
הנחה (%): ___________
---
סה"כ: ___________
הוראות תשלום:
- חשבון בנק לעברה: בנק XX, סניף YY, חשבון ZZ
- או: Bit למספר 050-XXXXXXX
- או: PayBox
תנאי תשלום:
- 100% במזומן בעת ההזמנה (לעסקים חדשים)
- 30/60/90 יום (ללקוחות קבועים בלבד)
חתימות
מטעם הלקוח (המזמין):
שם: _________________________
תפקיד: _____________________
תאריך: ____________________
חתימה: ___________________
מטעם החברה (אישור הזמנה):
שם: _________________________
תפקיד: _____________________
תאריך: ____________________
חתימה: ___________________
דוגמה: טופס הזמנה לבעל מאפייה
מאפייה שמקבלת הזמנות מבתי-קפה ומסעדות לאספקה שבועית:
רשימה נפתחת לפריט:
- לחם לבן 750g
- לחם כפרי 1kg
- בייגלה רגיל
- בייגלה שום
- חלות ערב שבת
- וכן הלאה...
הלקוח בוחר פריט, ממלא כמות, המערכת מחשבת. בסוף, חותם ומוסיף הערות.
דוגמה: טופס הזמנה לנותן שירות (מעצב גרפי)
פירוט שירות:
[ ] עיצוב לוגו - 1500 ש"ח
[ ] עיצוב כרטיס ביקור - 400 ש"ח
[ ] עיצוב נייר מכתבים - 350 ש"ח
[ ] עיצוב חתימת מייל - 200 ש"ח
[ ] חבילה מלאה (4 פריטים) - 2200 ש"ח (חיסכון 250 ש"ח)
הערות מיוחדות:
_______________________________
_______________________________
מועד אספקה רצוי: ____________
לאחר הזמנה
מה לעשות כשמקבלים הזמנה:
- תוך שעתיים - אישור קבלה במייל ללקוח
- תוך 24 שעות - אישור פרטי ההזמנה מול הלקוח (טלפון/מייל)
- אם הכל בסדר - שליחת חשבונית פרופורמה / חשבונית
- אחרי תשלום - התחלת ביצוע
- אחרי אספקה - מייל אישור + בקשת משוב
טיפ: מערכת ניהול הזמנות
אם מקבל יותר מ-10 הזמנות בחודש - שקול לעבור ממערכת PDF למערכת ניהול עסקי (Hashavshevet, Wizcounts, או מערכת חינמית כמו Wave). PDF עובד מצוין להזמנות בודדות, אבל לא לעסק בגדל ועלות.
יצירת טופס הזמנה במסמך PDF - שלב אחר שלב
- 1
תכנן את מבנה ההזמנה
החלט: כמה שורות פריטים? מה הפריטים שהלקוח יוכל לבחור (רשימה נפתחת)? איזה שדות חישוב נדרשים? איזה שדות פרטים אישיים?
- 2
צור PDF בסיסי בעיצוב
ב-Excel או Word, צור טבלת הזמנה: כותרת חברה, שורות לפריט/כמות/מחיר/סכום, שורות סיכום (סכום ביניים, מע"מ, סה"כ). שמור כ-PDF.
- 3
הוסף שדות וקישורי חישוב
ב-kovetz.co.il/form-creator, הוסף שדה לכל תא. הגדר שדות חישוב: 'סכום שורה' = כמות × מחיר. 'סכום ביניים' = סכום כל השורות. 'מע"מ' = סכום ביניים × 0.17. 'סה"כ' = סכום ביניים + מע"מ.
- 4
הוסף פרטי תשלום
מתחת לטבלה - הוסף הוראות תשלום: פרטי חשבון בנק לעברה, מספר Bit, או PayBox. בנוסף, שדה 'תאריך אספקה רצוי'.
- 5
בדוק ופרסם
מלא את הטופס בעצמך עם הזמנה דמיונית - וודא שהחישובים נכונים. שלח לעצמך - בדוק שכל הפרטים מופיעים. אז הפץ ללקוחות.